Créer, modifier et supprimer des devis

Créer un devis

Le processus de créer, modifier et supprimer des devis est le même que pour les bons de livraison.

Tu peux créer un devis de deux manières:

  1. Lorsque tu es dans la vue d’ensemble de toutes les commandes, tu peux cliquer sur le bouton “Créer un devis” dans le coin supérieur droit. Un formulaire s’ouvrira où tu pourras entrer toutes les informations nécessaires.
  2. Choisis une personne ou une organisation depuis tes contacts, clique sur l’icône « + » à côté de son nom puis sur “Nouveau devis”. Alternativement, tu peux aussi cliquer sur le bouton « Options » après avoir cliqué sur un contact et sélectionner “Rédiger un devis" (ou "Créer un devis" selon la version).

Client: Ici, tu peux sélectionner les destinataires du devis. Aussitôt que tu as entré les premières lettres, le logiciel te proposera les contacts correspondants. S’il n’y a pas de correspondance, tu peux créer un nouveau contact.

Objet: Le logiciel va automatiquement ajouter un numéro de devis dans l’objet. Tu peux également entrer ton propre objet manuellement.

Numéro de devis: Le logiciel va automatiquement ajouter un numéro de devis. Si tu souhaites utiliser ton propre numéro de devis, tu peux le changer n’importe quand. Pour éviter de devoir entrer ton propre numéro à chaque fois, tu peux aussi ajuster le numéro de séquence en cliquant sur “Paramètres” dans le menu de gauche et en naviguant dans “Comptabilité”.

Date du devis: Le logiciel entre automatiquement la date du jour dans ce champ. La date du devis est la date à laquelle le devis a été établi. Elle est utilisée comme point de référence pour la validité du devis et peut être antidatée.

Référence/Devis: Tu peux spécifier une référence ou un numéro de commande qui s’ajoutera à ton devis.

Contenu du texte d’en-tête et du pied de page: Le contenu de l’en-tête est listé au-dessus des sections de postes et le contenu du pied de page est listé en-dessous. Ici, tu peux ajouter des informations importantes et des références. Tu peux définir des modèles de texte pour ces champs, dans “Paramètres”. Tu peux aussi laisser ces champs vides.

Produits & Prestations de Services: L'interface te suggère des noms aussitôt que tu entres des lettres dans le champ. Tu peux sélectionner un poste ou en ajouter un nouveau ainsi que spécifier la quantité, l’unité et le montant. Pour supprimer un poste existant, tu dois simplement cliquer sur l’icône "poubelle" à côté du poste.

Facultatif: Tu peux marquer un poste comme facultatif en cliquant sur le bouton à côté de “Facultatif”. Le poste sera alors listé séparément des postes normaux. Si tu souhaites créer plus tard une facture à partir de ton devis, on te demandera quels postes facultatifs tu souhaites y inclure.

Conditions de livraison: Tu peux entrer tes conditions de livraison dans ce champ. Si tu souhaites définir des condition de livraison par défaut, tu peux aussi cliquer sur “Paramètres” dans le menu de gauche et aller dans “Système”, où tu trouveras le menu “Commandes et Factures”.

Règlement en matière de TVA: Tu peux définir ici si un taux d’imposition sera inclus dans le devis, si c’est une livraison exonérée de taxes, ou s’il y a obligation fiscale du bénéficiaire de la prestation. Tu peux aussi créer ton propre taux d’imposition et y ajouter une description. Tu peux gérer tes taux d’imposition dans les « Paramètres » sous l’onglet « Comptabilité » puis dans le menu “Règlements en matière de TVA”.

Astuce: Pour transformer tes sections de postes en un texte d’en-tête, il te suffit de mettre le prix et le montant à zéro. 

Modifier les devis:

Pour pouvoir modifier un devis, ce dernier doit être marqué comme brouillon. Un devis qui a été transformé en facture ne peut plus être modifié.

Si le statut est “Exigible”, tu peux cliquer sur le bouton “Plus” lorsque tu affiches le devis puis naviguer vers “Modifier le document”, qui modifiera le devis en brouillon.

Copier des devis:

Si tu souhaites changer un devis, sans modifier l’original, tu peux le faire en cliquant sur le bouton “Plus” lorsque tu affiches le devis. Clique ensuite sur “Copier document”.

Supprimer des devis:

Pour pouvoir supprimer un devis, ce dernier doit être en mode brouillon. Si le statut est “Exigible”, tu devras la changer en brouillon à nouveau en suivant la procédure de modification expliquée ci-dessus. Ensuite, tu trouveras l’option “Supprimer” lorsque tu cliqueras sur le bouton “Plus” avec le devis en mode d’édition.

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