Créer, modifier et annuler des factures

Créer une facture

Il y a trois manières de créer une facture:

  1. Dans la vue d’ensemble des factures, tu peux cliquer sur le bouton “Créer une facture”, ce qui va te renvoyer vers un formulaire où tu pourras entrer toutes les informations nécessaires pour créer une facture.
  2. Quand tu as reçu une commande, tu peux la marquer comme “reçue”. Tu peux alors automatiquement créer une facture en cliquant sur le bouton “Plus” (les 3 petits points) et sélectionner “Générer une facture”.
  3. Quand tu cliques sur un contact dans la vue d’ensemble des contacts, tu trouveras un bouton “Rédiger une facture” dans le coin supérieur droit.

Numéro de facture: le logiciel ajoutera automatiquement le numéro de facture. Si tu souhaites utiliser ton propre numéro de facture, tu peux tout simplement le changer. Si tu ne veux pas le changer manuellement à chaque fois, tu peux aussi ajuster le numéro de séquence dans les paramètres sous “Comptabilité”.

Date de facturation: Le logiciel entrera automatiquement la date actuelle. La date de facturation est la date à laquelle la facture a été créée.

Date de livraison: La date de livraison est la date à laquelle le produit sera livré ou à laquelle une prestation sera effectuée. Si tu laisses ce champ vide, il ne sera pas inclus dans la facture.

Période de prestation: Tu peux également choisir une période pendant laquelle une prestation sera effectuée ou une date de livraison estimée (entre 2 dates).

Référence / Numéro de commande: Tu peux entrer une référence ou un numéro de commande dans ce champ.

Délai de paiement: Ici, tu peux indiquer quand la facture doit être payée, soit en jours ou soit avec une date. Tu peux laisser ce champ vide également.

Type de paiement: Dans ce menu déroulant, tu peux sélectionner n’importe quel type de paiement que tu auras  préalablement défini dans les paramètres sous la rubrique “Comptabilité”. Tout le texte que tu ajouteras au type de paiement dans ces réglages sera affiché sur la facture lorsque le type de paiement aura été sélectionné (c'est-à-dire les détails du compte bancaire).

Destinataire: Tu peux entrer le destinataire de la facture dans le champ “Client”. Le logiciel te suggérera un client aussitôt que tu entreras une lettre. Si aucun contact ne correspond, tu disposeras de l’option Ajouter un nouveau contact.

En-tête de la facture: Le logiciel ajoute automatiquement le numéro de facture dans l’en-tête de la facture. Tu peux changer cela si besoin et entrer un en-tête de facture personnalisé.

Texte d’en-tête et texte de pied de page: À ne pas confondre avec l’en-tête de la facture, le texte d’en-tête est placé au-dessus des prestations, tandis que le texte de pied de page est placé en-dessous. Ici, tu peux ajouter des informations importantes et des références. Tu peux définir des modèles de texte pour ces champs dans la section “Paramètres”. Tu peux aussi laisser ces champs vides.

Clique sur Plus d'options, et de nouveaux champs apparaîtront.

Devise: Notre logiciel inclue la plupart des devises courantes que tu peux sélectionner dans le menu déroulant. Si tu as besoin de devises supplémentaires, tu peux nous contacter et nous les ajouteront pour toi.

Contact interne: Ici, tu peux définir le contact interne qui sera spécifié dans la facture.

Escompte: Tu peux entrer un escompte dans ce champ pour encourager un paiement dans un certain délai. Tu peux définir le délai en jours ainsi que le pourcentage d’escompte.

Règlement en matière de TVA: Ici tu peux définir si la TVA sera inclue ou non dans l’offre, si c’est une livraison exonérée de taxes ou s’il y a obligation fiscale du bénéficiaire de la prestation. Tu peux également créer ton propres taux d’imposition avec une description. Tu peux gérer les taux d’imposition dans les « Paramètres » sous « Comptabilité » en naviguant dans le menu “Règlements en matière de TVA”.

Produits & Prestations de services: L'interface te propose des suggestions aussitôt que tu entres des lettres dans le champ. Tu peux sélectionner un poste ou en ajouter un nouveau, indiquer la quantité, l’unité et le montant. Pour supprimer un poste déjà existant, tu dois simplement cliquer sur l’icône de la corbeille à côté du poste.

 

Astuce: Pour transformer la ligne de poste en en-tête ou titre de section, mets le prix et la quantité à zéro. 

 

Modifier une facture:

Pour pouvoir modifier une facture, il faut être en mode « Brouillon ». Une facture payée doit être marquée comme ouverte avec le bouton “Plus” lorsque tu visualises la facture. Une fois marquée comme ouverte, tu peux cliquer sur le bouton “Plus” à nouveau et sélectionner “Modifier le document”.

Annuler une facture:

Aussitôt que la facture a été changée en brouillon, elle peut être annulée via le bouton “Plus” lorsque tu visualises le document.

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