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Beleg erfassen

Du hast mehrere Möglichkeiten einen Beleg hinzuzufügen.

1. Wähle den Menüpunkt "Belege" und klicke anschließend oben rechts auf Ausgabe erfassen, oder auf den kleinen Pfeil um eine Einnahme zu erfassen.

Es öffnet sich eine Maske, in der du den Beleg hochladen und alle nötigen Informationen eintragen kannst. Sobald du einen Beleg hochlädst startet die automatische Belegerkennung und versucht Datum, Betrag, Belegnummer, Lieferant und Kategorie automatisch auszufüllen. Der Prozess lernt mit jedem Beleg, den unsere Kunden verbuchen mit und verbessert sich somit ständig.

In dem Feld "Verknüpfung" kannst du den Beleg mit Personen und Unternehmen aus deinen Kontakten verknüpfen.

2. Wähle den Menüpunkt "Belege" und ziehe deinen Beleg per Drag & Drop direkt in die Belegübersicht. Halte die Maustaste gedrückt und lasse sie auf der richtigen Seite des grauen Fensters los. Links Ausgaben, rechts Einnahmen. Der Beleg wird direkt automatisch erkannt und als Entwurf gespeichert.

3. Nutze die sevDesk App für Android, um einen Beleg abzufotografieren und in deinem System zu speichern. Die automatische Belegerkennung wird für die App bald ergänzt.

Für das iPhone gibt es eine extra Beleg-Scan-App namens sevScan - dort wird auch die automatische Belegerkennung durchgeführt.

4. Schicke eine Mail mit dem Beleg als Anhang an autobox@sevdesk.email*
Der Beleg wird automatisch erkannt und hinzugefügt. Hierbei ist wichtig, dass die E-Mail von der Adresse kommt, die auch in sevDesk bei deinem Benutzer hinterlegt ist.
Falls du dir nicht sicher bist welche E-Mail Adresse hinterlegt ist, schau in den Einstellungen unter Benutzer.#

*Hinweis: Bei der 1&1 Online Buchhaltung muss folgende Adresse genutzt werden: 
online-buchhaltung@de.sevdesk.email

Bei pebesmart folgende Adresse:
autobox@pebe.sevdesk.email

34 Kommentare

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    patrick.rueegg

    Kann es sein, dass PDF Dokumente nicht hochgeladen werden können? Erhalte eine Fehlermeldung vom Webserver von wegen falschem mime-type.

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    sevDesk Team

    Hallo,

    Firefox macht Probleme bei dem PDF Upload. Ich würde dir empfehlen dafür einen anderen Browser zu nutzen.

    Grüße Melanie

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    Pascal Hofmann

    Hallo sevDesk Team,

    der Beleg-Upload via E-Mail scheint derzeit einen Schluckauf zu haben. Meinen Beleg habe ich vor ca 40 Minuten per E-Mail geschickt. Noch ist nichts davon zu sehen...

     

    Viele Grüße

    Pascal

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    sevDesk Team

    Hallo Pascal, 

    hast du auch von der richten Mail-Adresse aus gesendet? Eigentlich sollte es nicht länger als 5 Minuten dauern.

    Bei den Einstellungen unter Benutzer siehst du welche E-Mail Adressen im System hinterlegt sind.

    Grüße Melanie

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    Pascal Hofmann

    Hallo Melanie,

    ja, das habe ich. Absenderadresse ist identisch mit der E-Mail-Adresse in meinem Account. Empfängeradresse beleg@sevdesk.de. Auszug aus meinem Mailserver-Logfile:

    Jul 18 12:03:55 srv03 postfix/smtp[913]: EFA4662ED63: to=<beleg@sevdesk.de>, relay=mail.sevenit.biz[85.13.145.82]:25, delay=2, delays=0.88/0.02/0.52/0.59, dsn=2.0.0, status=sent (250 2.0.0 Ok: queued as AAA4F39A0846)

     

    Viele Grüße

    Pascal

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    Nikolai Sinthern

    Es wär ein Traum, wenn man im Body der E-Mail direkt noch Values angeben könnte.

    Zum Beispiel:
    ##Lieferant=SeventIT##
    ##Kategorie=EDV-Software##

     

    Gruß
    Niko

    Bearbeitet von Nikolai Sinthern
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    Heiko Junghärtchen

    Ich dachte eben auch, dass ein Belegempfang per Email nicht geklappt hätte. Dann habe ich festgestellt, dass das Datum falsch erkannt wurde und dass der Beleg deswegen irgendwo ganz unten in der Belegliste einsortiert wurde, wo ich ihn nicht gefunden hatte.

    Die Belegliste kann man oben ja nach "Status" filtern. Wenn man "Entwurf" wählt, erhält man auch die per Email empfangenen Belege.

    Hilfreich wäre hier aber wirklich eine Belegeingangsliste, wie an anderer Stelle schon angesprochen. Die könnte ja vielleicht sogar im Dashboard erscheinen. Die Aktionshistorie im Dashboard nutze ich hingegen eher selten.

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    Manuel Hirsch

    Ist es irgendwie möglich mehrseitige Belege, bestehend aus zwei Dateien anzufügen?

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    sevDesk Team

    Hallo Manuel, 

    da müsstest du die beiden Dateien zuerst in einer PDF-Datei zusammenführen. Adobe Acrobat Pro kann das beispielsweise. Oder du nimmst dazu ein Online-Tool über den Browser, wie Smallpdf.

    Viele Grüße Melanie

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    Julia Ehrsam

    Ich habe das Problem, dass ich von einem anderen Rechnungsprogramm zu SevDesk gewechselt habe. Dadurch sind die bisherigen Rechnungen nicht im Dashboard ersichtlich.

    Ich habe diese darauf einfach als Einnahme bei den Belegen hinzugefügt, jedoch zeigt es mir diese Einnahmen nicht im Dashboard an.

    Was kann ich da machen? Gibt es einen besseren Weg, Rechnungen, welche nicht mit SevDesk erstellt wurden zu integrieren?

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    sevDesk Team

    Hallo Julia, 

    ich habe auf die schnelle den Fehler in deinem Account leider nicht finden können. Die Belege sollten ganz normal im Dashboard aufgeführt werden. Generell funktioniert das auch (habe es nochmal bei mir getestet). 

    Ich muss dein Problem nun an die Technik weiterleiten. Kannst du mir dazu bitte eine E-Mail an support@sevdesk.de senden? Du kannst einfach deinen Text aus dem Forum kopieren. So kann ich es besser an die Technik weiterreichen. Bis es dort bearbeitet wird kann es ein paar Tage dauern, ich bitte um Verständnis.

    Wir melden uns bei dir sobald wir etwas herausgefunden haben.

    Viele Grüße Melanie

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    mw

    Servus,

    ich hab ein paar allgemeine Fragen zu Funktionalität, die sicherlich auch für andere interessant bzw wichtig sind.

    Von der Güte der OCR-Erkennung und der Schnelligkeit bin ich - Datev Online geplagt  und momentan mehrere Alternativen testend / suchend - ja ganz begeistert.

    Aber:

    1) Wenn Belege doppelt hochgeladen (besonders schnell mal passiert wenn man bei ner Zahlungserinnerung die Ursprungsrechnung nochmal mitgeschickt wird) werden wird dies trotz gleicher Belegnummer nicht erkannt, gell?

    2) Hab ich auch irgendwo die Möglichkeit das Fälligkeitsdatum anzugeben?

    3) Hab ich auch irgendwo die Möglichkeit Skonto-Bedingungen für Kreditorenrechnungen zu hinterlegen?

    4) Wie kann ich erfasste und zu überweisenden Belege denn dann überweisen? Verbindung zum Onlinebanking gibt es nicht anscheinend, oder?


    Besten Dank für die Hilfe / Antworten - gfs hilft mir auch ein Workaround weiter.

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    sevDesk Team

    Hallo, 

    1) Normalerweise wird auf Duplikate geprüft und falls beim Speichern bereits die selbe Belegnummer vorhanden ist kommt eine Abfrage, ob du verwerfen oder trotzdem speichern möchtest.

    2) Nein, aktuell kann leider noch kein Fälligkeitsdatum angegeben werden, haben wir allerdings schon als Wunsch aufgenommen.

    3) Skonto Bedingungen können direkt am Kontakt unter Konditionen eingetragen werden.

    4) Überweisungen sind bei uns gerade in der Entwicklungsphase und geplant für das nächste Update. Dann kannst du direkt über das System überweisen.

    Ich hoffe die Antworten helfen dir weiter. Für genaueres kannst du uns auch gerne an support@sevdesk.de mailen.

    VG Melanie

     

    Bearbeitet von sevDesk Team
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    Jens Klettenheimer

    Hallo Melanie,

    ich versuche gerade, einen Beleg als innergemeinschaftliche Lieferung zu erfassen - allerdings erhalte ich bei der Beleganlage nicht die oben gezeigten drei Auswahlmöglichkeiten zur Umsatzsteuer - stattdessen gibt es nur eine Option, die auch selektiert ist (Umsatzsteuer ausgewiesen) - ist das ein Fehler, oder gibt es inzwischen eine alternative Vorgehensweise?

    Beste Grüße und danke
    Jens

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    mw

    Kann ich aus unserem Testen bestätigen - da wird / wurde uns auch keine 7% Option angeboten.

    Mir scheint, dass man diese erst anlegen muss und diese nicht (mehr) vor-konfiguriert sind. Legt man diese an, stehen sie auch als Auswahl zur Verfügung.

    Evtl ne (unsinnige) Änderung oder ein Bug?

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    sevDesk Team

    Hallo Jens & mw,

    wir haben die innergemeinschaftliche Lieferung absichtlich entfernt, da sie für die Umsatzsteuervoranmeldung nicht eindeutig zuzuordnen war. Bei der UStVA gibt es nämlich mehrere Fälle für innergemeinschaftliche Lieferungen, deshalb solltet ihr eigenständig die Umsatzsteuerregelung mit der entsprechenden Feldnummer für die UStVA anlegen, damit es später nicht falsch zugeordnet wird.

    Viele Grüße Melanie

     

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    Lukas Fingerle

    Ich würde gerne meine Rechnungen automatisch von Gmail aus weiterleiten. Um hier jedoch eine Weiterleitungsadresse zu hinterlegen, wird zunächst ein Confirmation Code an eure Adresse versandt, auf den ich natürlich keinen Zugriff habe.

    Habt ihr hier eine Möglichkeit, wie das trotzdem machbar ist?

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    sevDesk Team

    Hallo Lukas,

    Deine eMail-Adresse muss in deinem sevdesk Account hinterlegt sein, sonst kann unser System die eMail nicht zuordnen. Es muss sich hierbei um deine oder die eines in deinem Account angelegten Benutzers handeln.

    Viele Grüße Sandro

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    Lukas Fingerle

    Hallo Sandro,

    das ist schon der Fall! Um bei Gmail jedoch eine permanente Weiterleitung per Filter einzurichten, muss man wie gesagt einen Confirmation Code (welcher an eure Adresse gesandt wird) eingeben.

    Da euer System aber (oder täusche ich mich da?) nur E-Mails mit Attachment bearbeitet und der Code im Reintext versandt wird, habe ich keine Chance auf diesen zuzugreifen.

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    Tobias Döppe

    Hallo!

    Würde gerne zur Übersichtlichkeit bei den Belegen fortlaufende Belegnummern vergeben.

    Also der erste Beleg z.B. 17.1001. Damit eine fortlaufende Buchhaltung dokumentiert wird. Warum kann ich das nicht bei Einstellungen / Nummernkreise einstellen, genauso wie es fortlaufende Nummerierungen für REchnungen etc. gibt?

    Oder was ist Euer Empfehlung, bisher (auf Papier basierend) war es für das Finanzamt wichtig, dass die Belege fortlaufend nummeriert sind.

    Wie sollen Belegenummern vergeben werden?

    Danke!

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    Tobias Döppe

    Hallo!

    Warum ist es eigentlich zwingend erforderlich, einen Lieferanten einzutragen?
    In einer Buchhaltung muss das doch nicht zwingend  hinterlegt werden, zumal man es ja auf dem Beleg erkennen kann, oder?

    Optional wäre besser ....

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    sevDesk Team

    Hallo Tobias,

    Das ist bei sevDesk nicht möglich. Du kannst es aber händisch in der Beschreibung eintragen. 

    Bezüglich der Lieferanten: Da wir die Möglichkeit bieten kreditorisch und debitorisch buchen ist dies eine Pflichtangabe. 

    Viele Grüße Sandro

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    sevDesk Team

    Hallo Lukas,

    Eine automatische Weiterleitung (samt Confirmation Code) bieten wir nicht an. Ich habe es aber als Verbesserungsvorschlag aufgenommen und wir besprechen das in den nächsten Meetings.

    Viele Grüße Sandro

  • 1
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    Tobias Döppe

    Nochmal zur Belegenummer:

    Wie ist es denn von den Entwicklern her gedacht, was man da sinnvoll einträgt?

    Nach meiner Kenntnis dienen Belegnummern dazu

    - den Beleg zu finden (wenn man eine Buchhaltung mit Papierbelegen hat)

    - Vollständigkeit und chronoligschen Ablauf des Buchens zu dokumentieren (keine Lücken, nichts "reingeschmuggelt).

    Dafür würde ein fortlaufende Belegnummerierung ja Sinn machen.

    Was soll man Euerer Ansicht nach in ein freies Textfeld "Belegnummer" eintragen, und warum / zu welchem Zweck?

    Danke!

  • 1
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    Florian Vogel

    Hallo,

    ich habe gerade von Billomat zu Sevdesk gewechselt und bin sehr zufrieden. Einzig eine Funktion von Billomat vermisse ich bei Sevdesk. Die Möglichkiet einen Dropbox, Google Drive oder generell einen Ordner auf dem PC mit Sevdesk zu verbinden, so dass gescannte Belege, die in diesem Ordner abgespeichert werden, automatisch in Sevdesk übernommen werden. So brauche ich nicht die Belege erst scannen, speichern und dann aus einem Ordner manuell in Sevdesk rüberziehen

    Grüße

    Florian

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    Merlin

    Hallo, ich habe immer mal wieder Probleme beim Upload von Belegen. Ich ziehe meine Belege in das Upload-Fenster, und das Pop up "Beleg Upload" erscheint, aber bleibt bei 0% stehen, ich kann es auch nicht mehr wegklicken o.ä. Manchmal geht es dann wenn ich die Seite komplett neu lade und alle Filter entferne, manchmal aber auch nicht. Nutze Safari in der neuesten Version. Ich habe mal ein Video gemacht, kann ich euch gerne zusenden. VG Merlin

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    sevDesk Team

    Hallo Tobias,

    Die Funktion der fortlaufenden Nummern ist aktuell nicht geplant, aber ich habe es als Funktionswunsch aufgenommen.

    Hallo Florian,

    Ich habe deinen Vorschlag aufgenommen und wir werden in Kürze darüber entscheiden.

    Hallo Merlin,

    Gut wäre wenn du uns ein Ticket schickst dann können wir das in deinem Account nachprüfen. Zwischenzeitlich noch meine Frage, hast du es bereits mit einem anderen Browser probiert? 

    Viele Grüße Sandro

    Bearbeitet von sevDesk Team
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    Pascal Hofmann

    Hallo,

    wann wird denn der Beleg-Upload endlich repariert? Buchhaltung für Februar konnte ich nicht machen, da ich meine PDFs nicht ins System kriege. Und eure Techniker die anfangs noch ganz schnell geantwortet haben sind auch seit langem verstummt. 

    Nur die monatlichen Beiträge werden weiter fleißig von meinem Bankkonto abgebucht. :-(

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    sevDesk Team

    Hallo Pascal, 

     

    der Beleg-Upload funktioniert. Falls bei dir Belege nicht erkannt werden, wende dich bitte per Mail an support@sevdesk.de

    Bitte schreibe uns dann auch wann du den Beleg an uns geschickt hast und von welcher E-Mail Adresse aus. Dann können wir prüfen was vorgefallen ist.

     

    Viele Grüße

    Benjamin

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    Bettina Anzinger

    Hallo,

    ich habe den selben Fall wie Lukas mit dem Confirmation Code von Gmail (Eintrag vom 7. bzw. 11.1.). Wäre toll, wenn ihr dafür eine Lösung entwickeln könntet.

    Schöne Grüße,

    Bettina

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