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Kontakt anlegen / bearbeiten / zusammenführen / löschen

Kontakt anlegen

sevDesk unterscheidet zwei Arten von Kontakten: Personen und Organisationen.

Eine Person kann einer Organisation zugeordnet werden.

Die Kontakte können standardmäßig wie folgt kategorisiert werden:

  • Lieferant
  • Kunde
  • Partner
  • Interessent

Du kannst auch deine eigenen Kategorien erstellen und auswählen. Eigene Kategorien kannst du unter Einstellungen –> System –> Kategorien erstellen und verwalten.

Um einen neuen Kontakt hinzuzufügen, wählst du “Kontakt erstellen”. Hier kannst du alle wichtigen Informationen zu deinem Kontakt hinterlegen.

Es gibt auch die Möglichkeit direkt bei der Rechnungs- oder Angebotserstellung einen neuen Kontakt anzulegen. Trägst du dort einen Namen ein, der noch nicht in deinem Kundenstamm vorhanden ist, kannst du im Dropdown Menü einen neuen Kontakt anlegen.

Kontakt bearbeiten

Du kannst entweder in den Kontakt hinein und oben auf den Button "Bearbeiten" oder direkt in der Kontaktübersicht mit der Maus über den jeweiligen Kontakt fahren und über einen Klick auf den Stift in den Bearbeitungsmodus gelangen.

Kontakt zusammenführen

Es gibt auch die Möglichkeit Kontakte zusammenzuführen. Dazu musst du zuerst auf den Kontakt klicken, der betroffen ist. Dann gehst du rechts oben auf „Optionen“ und wählst „Kontakte zusammenführen“ aus. Dort kannst du dann die Kontakte auswählen, die zusammengeführt werden sollen. Wichtig hierbei ist, dass nur Organisationen mit anderen Organisationen und Personen mit anderen Personen zusammengeführt werden können. Es gibt dann die Spalten „Verlierer“ und „Gewinner“. Dabei ist zu beachten, dass der „Verlierer“ nach der Zusammenführung gelöscht wird und diese Aktion auch nicht mehr rückgängig gemacht werden kann.

Kontakt löschen

Auch löschen kannst du den Kontakt direkt in der Übersicht über die drei Pünktchen, oder wenn du in den Kontakt hinein gehst über den Punkt "Optionen". Dort kannst du ganz unten "Löschen" wählen.

Hinweis: Wenn der Kontakt noch mit einem Dokument verknüpft ist, kannst du ihn nicht löschen. Du musst zuerst das Dokument löschen.

20 Kommentare

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    Markus Fischer

    Wenn ich einen Kontakt einer Organisation zuordne übernimmt dieser leider nicht die Adresse der Organisation, was in der Rechnungslegung und in der Auswahl der Rechnungsadresse ein bisschen für Verwirrung sorgt. Dort gibt es dann mehrere Adressen bzw leere Adressen weil man nicht bei jedem Mitarbeiter extra die Organisationsadresse einträgt.

    Wäre toll wenn es da ein Häkchen oder ähnliches zu setzen gibt wo man die Adresse der Organisation automatisch übernehmen könnte.

    Ich denke hier nämlich auch an Adressenänderungen. Wenn eine Organisation dann die Adresse wechselt, dann müsste ich für jeden Mitarbeiter die Adresse neu und händisch eingeben.

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    sevDesk Team

    Hallo Markus, 

    die Adresse steht zwar nicht direkt in der Person, aber wenn du ein Angebot / eine Rechnung an die Person erstellst, wird automatisch die Adresse der Organisation genommen. Sind mehrere Adressen hinterlegt kannst du über "Adresse wählen" die richtige aussuchen.

    Deshalb würde ich dir empfehlen bei den Mitarbeitern die Adresse leer zu lassen, da es automatisch die Adresse der Firma nimmt sobald sie zugeordnet sind. So hast du auch kein Problem mit Änderungen.

    Grüße Melanie

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    florian.gschaider

    Hallo!

    Wenn ich eine Rechnung per Mail versenden möchte, muss ich jedes Mal die Email Adressen eingeben, da mir diese nicht vorgeschlagen werden. Werden diese nicht gespeichert? ich habe bei Kontakten Email Adressen hinterlegt, aber ich bekomme keine Vorschläge, wenn ich im Feld zu tippen beginne. Bei meiner Kollegin funktioniert das aber. was mache ich falsch?

    danke!

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    sevDesk Team

    Hi Florian, ich habe dir eine Nachricht zukommen lassen mit Lösungsvorschlägen. Grüße Melanie

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    Sven Sonnenburg

    Warum ist es sooo schwer ? Habe schon mehrfach darum gebeten, die Tabelle in der Kontakte_Datei nach einzelnen Suchkriterien anzubieten.

    Wichtig ist die Sortierung nach Nachname oder PLZ und Ort ... es ist schade wenn man Dopplungen in der Kundenkartei hat und diese Datensätze im Nachhinein nicht löschen kann, wenn diese mit einer Buchung verlinkt sind ...

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    Sven Sonnenburg

    Wie kann man Dopplungen in der Kundenkartei zusammenführen ? Wenn diese jeweils mit Vorgängen bebucht sind ?

     

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    sevDesk Team

    Hallo Sven, der Support hat schon Kontakt mit dir aufgenommen. Es wird nach einer Lösung für dich gesucht.

    Viele Grüße Melanie

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    Barbara Holler

    Hallo, ja das wäre auch meine Frage. 

    Wie kann ich zwei Kontakte zusammenführen?

     

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    sevDesk Team

    Hallo Barbara, 

    wähle einen der beiden Kontakte aus und gehe rechts oben über Optionen auf "Kontakte zusammenführen". Dort kannst du Verlierer und Gewinner auswählen. Alle Daten des Verlierers gehen an den Gewinner über.

    Viele Grüße Melanie

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    Jan Helmut Hönle

    Hallo,
    ich muss bei einer Organisation den Firmennamen abändern. Ich bin dafür in das Bearbeitungsfeld gegangen. Leider nimmt das Programm die Änderung nicht durch mit dem Hinweiß das die Kundennummer schon vergeben ist. ich muss auch keinen neuen Kunden anlegen, sondern nur die Firmierung ändern. Wie kann ich das tun?

     

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    sevDesk Team

    Hallo Jan, 

    ich habe es als Bug aufgenommen und an die Entwicklung gegeben. Falls es dringend bei dir ist kannst du dem Support (support@sevdesk.de) schreiben, dass wir den Firmennamen in der Datenbank für dich ändern. Ansonsten sollte es in den kommenden Tagen behoben werden.

    Viele Grüße Melanie

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    Robert Jusko

    Hallo was mach ich möchte bei Aufgaben Telefonate , Termine speichern

    geht nicht löscht die Kunden Nr. und lässt sich nicht speichern.???????

    Bearbeitet von Robert Jusko
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    sevDesk Team

    Hallo Robert, das Problem wird morgen behoben sein, ansonsten melde dich noch einmal beim Support. VG Melanie

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    Tanja Lords

    Hallo,

    meine Kontakte "verschlucken" sich bei 1033. Erst wurde die Nummer nicht vergeben, jetzt möchte das Programm jeden Kunden mit der 1033 anlegen. Die Nummer ist natürlich vergeben. Kann ich wieder irgendwie in die Fortführung der Durchnummerierung kommen?

    Danke und Grüße

    Tanja

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    sevDesk Team

    Hallo Tanja,

    Kannst du mal bei dir in den Einstellungen > Buchhaltung und dann unter Nummernkreise nachschauen. Da müsste dein Problem liegen.

    Viele Grüße Sandro

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    Tanja Lords

    Hallo Sandro,

    super, danke, das wars.

    Problem behoben.

    Grüße

    Tanja

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    Marie-Louise Engler

    Ich habe einen kompletten Kontakt angelegt, mit Telefon Nr., Email, Ansprechpartner etc. Wenn ich ein Angebot erstelle, fehlen all diese Informationen plötzlich. Woran liegt das bitte? 

    Lieben Gruß 

    Marie-Louise

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    sevDesk Team

    Hallo Marie-Louise,

    Das sieht nach einem individuellen Problem aus - Das müssten wir uns nochmals genau an schauen. Kannst du uns bitte eine Email an die support@sevdesk.de schicken, damit wir in deinem Account nachschauen können.

    Viele Grüße Sandro

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    Martin Diekmann

    Hallo zusammen,

     

    besteht die Möglichkeit Nummernkreise für Kunden (1xxx), Lieferanten (2xxx), Partner (3xxx) etc. zu hinterlegen?

     

    Vielen Dank für Eure Info!

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    sevDesk Team

    Hallo Martin, 

    du kannst für deine Kontakte nur einen Nummernkreis nutzen.

     

    Viele Grüße

    Benjamin

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