< Zurück zur sevDesk Webseite

Rechnung schreiben / bearbeiten / löschen

Rechnung schreiben 

Es gibt drei Möglichkeiten eine Rechnung zu schreiben:

  1. In der Rechnungsübersicht findest du den Button „Rechnung erstellen“. Es öffnet sich ein Formular, in das du alle nötigen Informationen eingeben kannst.
  2. Wenn du einen Auftrag erhältst, kannst du diesen als “erhalten” markieren. Anschließend kannst du über die Optionsbuttons automatisch eine Rechnung aus diesem Auftrag generieren lassen.
  3. In der Einzelansicht eines Kontaktes kannst du über den Button rechts oben eine Rechnung zu diesem Kontakt erstellen

Rechnungsnummer: Die Rechnungsnummer trägt sevDesk automatisch ein. Möchtest du deine eigene Rechnungsnummer verwenden, kannst du sie einfach ändern. Um nicht jedes Mal die Rechnungsnummer von Hand eintragen zu müssen hast du in den Einstellungen unter dem Punkt "Buchhaltung" die Möglichkeit den Nummernkreis anzupassen.

Rechnungsdatum: An der Stelle wird von sevDesk automatisch das aktuelle Datum eingetragen. Das Rechnungsdatum, ist das Datum an dem die Rechnung erstellt wurde.

Lieferdatum: Das Lieferdatum ist der Zeitpunkt, an dem das Produkt oder die Dienstleistung geliefert wird. Dieses Feld kann frei gelassen werden, dass es nicht angezeigt wird.

Leistungszeitraum: Statt dem Lieferdatum kann auch ein Leistungszeitraum angegeben werden.

Referenz: Du kannst auf deinen Rechnungen und Angeboten auch eine Bestellnummer hinzufügen, die auf dem Dokument ausgestellt wird.

Zahlungsart: Hier kannst du zwischen deinen Zahlungsarten auswählen. Neue Zahlungsarten kannst du in den Einstellungen unter dem Punkt "Buchhaltung" und dem Reiter "Zahlungsarten" hinzufügen. Den Text, den du zu der Zahlungsart in den Einstellungen abspeicherst, erscheint später auf der Rechnung.

Empfänger: Hier trägst du den Empfänger der Rechnung ein. Sobald du erste Buchstaben eingetippt hast, bietet sevDesk dir passende Ausfüllvorschläge mit deinen Kontakten an. Falls keine Vorschläge vorhanden sind erscheinen weitere Felder um die Adressdaten einzugeben.

Betreff: sevDesk schreibt automatisch die Rechnungsnummer in den Betreff. Du kannst das bei Bedarf manuell ändern und deinen eigenen Betreff eintragen.

Kopf- und Fußtext: Der Kopftext erscheint über den Positionen und der Fußtext unter den Positionen. Hier ist Platz für wichtige Informationen und Hinweise. Für diese Felder kannst du in den EinstellungenTextvorlagen definieren. Sie können auch leer bleiben.

Zahlungsziel: Das Zahlungsziel gibt an, bis wann die Rechnung bezahlt werden muss. Dieses Feld kann freigelassen werden.

Währung: sevDesk deckt den Großteil aller Währungen ab. Einfach aus dem Dropdown-Menü die passende Währung auswählen. Falls sie nicht in der Liste dabei sein sollte, melde dich bei uns und wir ergänzen sie.

Interner Ansprechpartner: Hier kannst du den Benutzer auswählen, der als Ansprechpartner auf dem Angebot erscheinen soll.

Skonto: Hier kann die Zeit eingetragen werden, in der man bezahlen muss, um den Skonto zu bekommen. Und der Prozentsatz der anschließenden Vergünstigung.

Umsatzsteuer: Hier wählst du aus, ob die Umsatzsteuer ausgewiesen werden soll oder nicht.

Es können beliebige Steuersätze und Paragraphen hinterlegt werden. Diese kannst du in den Einstellungen unter dem Punkt "Buchhaltung" und dem Reiter "Umsatzsteuerregelungen" verwalten.

Produkte und Dienstleistungen
Auch hier bietet dir sevDesk Ausfüllvorschläge an, sobald du in das Feld Buchstaben eintippst.
Wähle eine Position aus, oder lege eine neue an, wähle die Menge, die Einheit und den Einzelpreis.

Wählst du kein bestehendes Produkt oder keine bestehende Dienstleistung aus, dann wird der Freitext in die Rechnung übernommen.

 

Tipp: Um aus einer Position eine Überschrift zu machen, setze einfach PREIS und MENGE auf 0. 

 

 

Rechnung bearbeiten

Um eine Rechnung bearbeiten zu können, muss sie sich im Entwurfsmodus befinden. Eine bereits bezahlte Rechnung muss zuerst über "mehr" als offen markiert werden bevor das Dokument bearbeitet werden kann. Befindet sie sich im Status "offen" kannst du einfach über den Button "mehr" "Dokument bearbeiten" wählen.

Rechnung löschen

Die Rechnung kann sobald sie sich im Entwurfsmodus befindet über den Punkt "Mehr" gelöscht werden.

25 Kommentare

  • 0
    Avatar
    Daryl Lindsey

    Kann man die Sprache für eine Rechnung einmalig ändern?

     

  • 0
    Avatar
    sevDesk Team

    Die Sprache der Rechnung passt sich an das Land an, das in den Unternehmenseinstellungen bei der Hauptadresse ausgewählt ist. Möchtest du eine andere Sprache, musst du es immer manuell in der Vorschau ändern.

    Bearbeitet von sevDesk Team
  • 0
    Avatar
    Jens Klettenheimer

    Wenn ich ein Zahlungsziel hinterlege, wird die Information auf der Rechnung immer als Zahlungsziel in Tagen dargestellt (Zahlungsbedingungen: Zahlung innerhalb von xx Tagen ab Rechnungseingang ohne Abzüge.) - kann man die Darstellung auch ändern, so dass für das Zahlungsziel das Datum angezeigt wird? Ich stelle häufig Rechnungen aus, die erst in ca. 6 Monaten fällig sind, da ist die Tagesangabe weniger gut brauchbar... Gibt es da evtl. einen Schalter, den ich übersehen habe?

  • 0
    Avatar
    sevDesk Team

    Hallo Jens, 

    du hast nichts übersehen, bisher bieten wir das Zahlungsziel nur in Tagen an. Ich werde es in den kommenden Tagen bei der Entwicklung noch einmal ansprechen, bisher wurde es aus rechtlichen Gründen nicht geändert.

    Sobald ich weiß ob es umgesetzt wird oder nicht werde ich es hier mitteilen.

    Bis dahin könnte ich dir in einer weiteren HTML-Vorlage den Satz entfernen und du schreibst ihn dort manuell in den Fußtext. Du müsstest dann nur die Vorlage ändern bei den Rechnungen.

    Viele Grüße Melanie

  • 0
    Avatar
    Christian Stietzel

    Könnte ich diese Vorlage auch bekommen ? 

  • 0
    Avatar
    sevDesk Team

    Hallo Christian, ja habe dir per Mail geschrieben.

  • 0
    Avatar
    Peter Gartus

    Kann man bitte bei Rechnungen die Rechnungsnummer auch auf den Folgeseiten hinzufügen.? Sonst erkennt man nicht zu welcher Rechnung die Seite gehört

    ist auch bei LS und ABs

    Danke und lg

    peter

     

  • 0
    Avatar
    sevDesk Team

    Hallo Peter, 

    ich habe deinen Wunsch aufgenommen, kann dir auch gerne dein HTML Layout so anpassen, dass die Rechnungsnummer auf jeder Seite bei der Seitenzahl steht. Ich melde mich per Mail bei dir.

    VG Melanie

  • 1
    Avatar
    Eva Schulte-Austm

    Hallo liebes Supportteam,

     

    leider lässt sich bei mir die Rechnung nicht im Bearbeitungsmodus über den Button "MEHR" löschen. Ich kann zwar die Rechnung stornieren, aber gelöscht ist sie nicht und daucht auch in der Übersicht dann natürlich als STORNO auf.

    Ich freue mich auf eure Unterstützung!

     

    Lieben Gruß

    Eva

  • 0
    Avatar
    Eva Schulte-Austm

    Kurzer Nachtrag,

     

    ich war wohl einen Moment zu schnell... Ich hab es noch mal auf einem anderen Weg versucht und verstanden, und eine Lösung gefunden. Dennoch herzlichen Dank!

    Eva

  • 0
    Avatar
    Martin Herrmann

    Guten Abend,

    wo kann ich denn in der Rechnung den Begriff "Referenz" gegen Bestellnummer tauchen?

    Als Branche würde ich lieber "Veranstaltungswirtschaft" anstatt Unterhaltung... auswählen. Unterhaltung klingt nicht immer 100% seriös.

    Danke

    M. Herrmann

  • 0
    Avatar
    sevDesk Team

    Hallo Martin,

    Du meinst den Begriff der dann auf der versendeten Rechnung steht? Das müsstest du im Layout anpassen. Oder falls du keine Kenntnis von HTML hast, passen wir dir es auch an. Dafür einfach eine Mail an support@sevdesk.de senden.

    Die Branche "Veranstaltungswirtschaft" habe ich als Verbesserungsvorschlag aufgenommen.

    Viele Grüße Sandro

  • 1
    Avatar
    Tobias Döppe

    Liebes Team von SevDesk,

    wie löse ich das am besten, wenn ich weitere Anhänge mit einer Rechnung verknüpfen oder verlinken möchte?

    Folgender Fall: Habe einen Workshop für eine Organisation gegeben.

    • Standardmäßig gibt es bei denen einen Honorar bzw. Werkvertrag, der gehört eigentlich zur Rechnung dazu.
    • Auf jeden Fall wichtig: Die Organisation ist gemeinnützig und laut einem Schreiben des Bildungsministeriums sind Tätigkeiten für diese Organisation von der UST befreit. Im Fußtext der Rechnung habe ich das vermerkt (UST-befret nach § XY und Schreiben vom ABC). Häufig gibt es dazu Rückfragen, und dann wäre es super, wenn dieses Schreben (schon hochgeladen) mit der Rechnung verknüpft wird.

    Bisher habe ich es bei der Organisation als Dokument abgelegt. Ein einfache Funktion, mit der man bei Rechnungen (und am besten auch Belegen) zu einem oder mehreren bereits hochgeladenen Dokumenten verlinken könnte, wäre super.

    Könnt Ihr so etwas umsetzen oder habt andere Lösungsideen?

    DANKE!

    Tobias

  • 0
    Avatar
    sevDesk Team

    Hallo Tobias,

    Du kannst einen Anhang bei einer Rechnung hinzufügen wenn du sie als Email verschickst. Die Funktion einen Standardanhang für Rechnungen zu hinterlegen wurde bereits von uns als Verbesserungsvorschlag aufgenommen.

    Viele Grüße Sandro

  • 0
    Avatar
    Silvia Götz

    Hallo,

    ich habe heute dieses Tool erstmals genutzt und eine Re auch per Mail verschickt. Dabei habe ich auch den Haken gesetzt "Kopie an mich".

    Nun sehe ich zwar im Dashboard, dass ich hier eine Mail geschickt hätte, aber ich selbst habe noch keine erhalten und ich bin mir unsicher, ob der Kunde diese auch bekommen hat... Gibt es da eine zeitliche Verzögerung oder funktioniert die "Kopie am mich " Funktion doch nicht?? Den Kunden möchte ich ungern fragen...

     

  • 0
    Avatar
    sevDesk Team

    Hallo Silvia,

    Ein Fehler ist uns hierbei nicht bekannt. Ich werde das aber nochmals überprüfen. Hast du eigene SMTP-Einstellungen hinterlegt oder die Standardeinstellungen? Falls das Problem weiterhin besteht kannst du uns auch eine Email an die support@sevdesk.de schreiben.

    Viele Grüße Sandro

  • 0
    Avatar
    Friederike Rath

    Lieber Sandro,

     

    ich habe ausversehen eine Rechnung, ich weiss echt dämlich. Wo stelle ich denn diese wieder her?

    Vielen Dank im Voraus und

    viele Grüße,

    Friederike

     

  • 0
    Avatar
    sevDesk Team

    Hallo Friederike, 

    leider kann ich dir mit den vorhanden Infos nicht weiterhelfen. Bitte schicke uns doch eine E-Mail an support@sevdesk.de

    Dort können wir dir schnell weiterhelfen!

     

    Viele Grüße

     

  • 0
    Avatar
    Thomas Stube

    Hallo

     

    Habe eine Frage bezüglich der Seitenzahl von Rechnungen. Ist es möglich von einer längeren Rechnung zwei Seiten anzulegen, also Rechnung Seite 1 sowie dann entsprechend die zweite Seite? 

    Ich finde hierzu keine Option?

    Für Ihre Bemühungen bedanke wir uns bereits vorab

    und verbleiben mit freundlichen Grüßen

    Blauwcrew Mediamakers - WordPress Agentur

  • 0
    Avatar
    sevDesk Team

    Hallo Thomas, 

     

    sobald nicht alle Positionen auf eine Seite passen, wird automatisch eine zweite Seite erzeugt. Oder hast du einen aktuellen Fall, in dem dies bei dir nicht passiert?

     

    Viele Grüße

    Benjamin

  • 0
    Avatar
    Thomas Stube

    Super, vielen Dank! Ich werde es mal probieren!

  • 0
    Avatar
    Jan Pietsch

    Kann man in Zukunft mit einem ausgewiesenen Skonto-Betrag in den unten stehenden Zahlungskonditionen rechnen?

    LG aus DUS

    Jan

  • 0
    Avatar
    sevDesk Team

    Hallo Jan,

    meinst du, dass der Skontobetrag ausgerechnet wird?

     

    Viele Grüße

    Benjamin

  • 0
    Avatar
    Money Penny

    Ja... das meine ich.

  • 0
    Avatar
    sevDesk Team

    Hallo Jan, 

    dieser Wunsch wurde bei uns aufgenommen. Wann und ob eine Funktion umgesetzt wird, kann ich dir leider nicht sagen.

     

    Viele Grüße

    Benjamin

Zu diesem Beitrag können keine Kommentare hinterlassen werden.